Veelgestelde vragen

Streekarchief Midden-Holland werkt sinds februari 2017 samen met FamilySearch / Genealogical Society (ook wel de Mormoonse kerk genoemd) om de registers van de Burgerlijke Stand uit het werkgebied van het streekarchief te scannen en te ontsluiten.


Waarom werken jullie samen met Familysearch.org?
Het digitaliseren van grote archiefbestanden is kostbaar. FamilySearch is een grote internationale organisatie die de mogelijkheden en de wil heeft om op uitgebreide schaal bestanden van genealogische aard te digitaliseren. Het streekarchief heeft de wil om zoveel mogelijk van deze  bestanden digitaal beschikbaar te stellen aan haar klanten. De vraag van de klant om deze bestanden is namelijk groot. Het is dan fijn als een partner gevonden kan worden om aan de verwachtingen van het publiek te voldoen. Overigens heeft FamilySearch in de jaren '70 van de twintigste eeuw op dezelfde basis bij alle Nederlandse archiefinstellingen de toen openbare registers van de Burgerlijke Stand gemicroficheerd.


Wat houdt de samenwerking precies in?
FamilySearch scant in het depot van het streekarchief alle registers van de Burgerlijke Stand die openbaar zijn geworden, sinds het maken van de microfiches in de vorige eeuw. Het streekarchief krijgt een exemplaar van deze scans. In ruil levert het streekarchief reeds bestaande en nieuwe indexen op de registers, zodat deze op termijn ook gekoppeld kunnen gaan worden aan de scans. Het streekarchief ontvangt ook een exemplaar van de reeds gescande registers van de Burgerlijke Stand op microfiche. In de overeenkomst is bovendien opgenomen dat beide partijen de indexen en scans beschikbaar zullen stellen in het publiek domein. Dat wil dus zeggen, dat iedereen gebruik mag maken hiervan (zogenaamde Open data).


Over welke gegevens gaat het precies? Schenden jullie niet de privacy van mensen hiermee?
De overeenkomst betreft alleen bestanden die openbaar zijn volgens de geldende wetgeving. In het geval van de registers van de Burgerlijke Stand betreft dit de termijn van 100 jaar voor geboorteakten, 75 jaar voor huwelijksakten en 50 jaar voor overlijdensakten. Deze registers zijn dus voor iedereen te raadplegen, er afbeeldingen van maken en ze als open data hergebruiken. In de overeenkomst is bovendien opgenomen dat bij eventuele conflicten in verband met de openbaarheid van de gegevens, de Nederlandse wetgeving zal worden toegepast. Met andere woorden, met de gegevens mag alles gedaan worden, tenzij dit verboden is door de Nederlandse wetgeving, zoals bijvoorbeeld de Wet Bescherming Persoonsgegevens.


Het lijkt toch alsof jullie actief meehelpen aan de godsdienstige praktijken van de Mormoonse kerk, zoals de voorouderdoop?
Wij stellen de registers dagelijks ter beschikking van iedereen die ze wil raadplegen, zonder onderscheid des persoons. Iedereen mag volgens de Archiefwet de openbare registers raadplegen en afbeeldingen van laten maken. Theoretisch zouden vrijwilligers van FamilySearch, net zoals iedereen ook alle registers één voor één in de studiezaal kunnen opvragen en daar foto’s van kunnen maken en die dan ter beschikking stellen aan iedereen die maar wil. Het streekarchief heeft er daarom voor gekozen om een overeenkomst te sluiten zodat alle partijen er van kunnen profiteren, in het bijzonder ook de klant die genealogisch onderzoek wil doen.


Zijn er meer archieven die samenwerken met de Mormonen?
Ja, zoals gezegd werkten in de vorige eeuw de archiefdiensten al samen ten behoeve van de microfichering. FamilySearch verfilmde toen de registers en de archieven kregen in ruil een gratis exemplaar van de films, zodat deze ter beschikking gesteld konden worden aan de bezoekers van de studiezaal. Op dit moment werken onder andere het Gelders Archief en Erfgoed Leiden samen met FamilySearch op het gebied van digitalisering en beschikbaar stellen van archiefstukken.


Wanneer komen de bestanden op de website?
In februari 2017 start de verfilming van de eerste reeks bestanden van de Burgerlijke Stand, in het najaar volgen hoogstwaarschijnlijk de Bevolkingsregisters. FamilySearch zal de scans zo snel als mogelijk plaatsen op hun eigen website. Het zal dan nog wel even duren totdat alle scans beschikbaar zijn op de website van het streekarchief én ontsloten zijn door middel van bestaande indexen of door nog te maken indexen op naam etc. Hiervoor zoeken we dan ook vrijwilligers die willen helpen met het invoeren en controleren van gegevens. Dit is vrijwilligerswerk dat u gewoon thuis op uw eigen computer kunt doen en natuurlijk krijgt u hiervoor een instructie. Wilt u meewerken, geef dan uw mailadres door via info@samh.nl, dan krijgt u persoonlijk bericht als we starten met dit project.