Reglement

HET ALGEMEEN BESTUUR VAN HET STREEKARCHIEF MIDDEN-HOLLAND op de voordracht van het dagelijks bestuur d.d. gelet op artikel 24 van de wet gemeenschappelijke regelingen; gelet op artikel 21 van de Regeling Streekarchief Midden-Holland BESLUIT: vast te stellen de volgende VERORDENING tot regeling van de bevoegdheid en de samenstelling van de commissie van advies tevens klantenraad voor het Streekarchief Midden-Holland.

Hoofdstuk I. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1.

In deze verordening worden verstaan onder:
a. het streekarchief: het Streekarchief Midden-Holland;
b. deelnemende gemeente: een aan de Regeling Streekarchief Midden-Holland deelnemende gemeente;
c. het algemeen bestuur: het algemeen bestuur van het streekarchief;
d. het dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van het streekarchief;
e. de commissie: de commissie van advies tevens klantenraad voor het Streekarchief Midden-Holland.


Hoofdstuk II. BEVOEGDHEID

Artikel 2.

De commissie is bevoegd tot het verstrekken van adviezen - gevraagd of ongevraagd - aan het algemeen bestuur over het beleid op het terrein van de zorg voor de archief- en documentatiebescheiden voor zover deze zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het streekarchief en vanuit het perspectief van de diverse gebruikersgroepen van het streekarchief over de inrichting en de kwaliteit van de bestaande en toekomstige dienstverlening en de presentatie naar buiten.


Hoofdstuk III. SAMENSTELLING EN BESTUUR VAN DE COMMISSIE

Artikel 3.

1. De commissie bestaat uit ten hoogste twintig leden.
2. Een lid is actief in een vereniging of instelling die zich bezig houdt met het cultureel erfgoed van een deelnemende gemeente en/of van (een deel van) de regio.
3. Bij de samenstelling wordt gestreefd naar representatieve vertegenwoordiging van de doelgroepen die gebruik maken van het streekarchief.
4. Bij de samenstelling wordt gestreefd naar maximale spreiding van de leden over de deelnemende gemeenten.

Artikel 4.

Een lid van de commissie mag niet tevens wethouder dan wel lid of voorzitter zijn van de raad van een deelnemende gemeente.

Artikel 5.

1. De leden van de commissie worden benoemd, geschorst en ontslagen door het dagelijks bestuur op voordracht van de streekarchivaris.
2. De leden van de commissie hebben zitting op persoonlijke titel. Zij kunnen zich niet beroepen op mandaat van of ruggespraak met een vereniging of instelling, noch kan de betreffende vereniging of instelling worden aangesproken op de inbreng van het betreffende lid.

Artikel 6

Het algemeen bestuur wijst - na overleg met de commissie - uit het midden van de commissie een voorzitter, een vice-voorzitter en een secretaris aan.

Artikel 7

De streekarchivaris is adviserend lid van de commissie.


Hoofdstuk IV. ZITTINGSDUUR

Artikel 8

1. De zittingsduur van de leden van de commissie is gelijk aan die van de gemeenteraad.
2. Het lidmaatschap van de commissie eindigt:
a. aan het einde van een zittingsperiode;
b. in de loop van een zittingsperiode:
i. zodra een lid niet meer voldoet aan de vereisten voor het lidmaatschap;
ii. op eigen verzoek.
3. Aan het einde van een zittingsperiode kunnen aftredende leden ten hoogste driemaal terstond worden herbenoemd


Hoofdstuk V. ONKOSTENVERGOEDING

Artikel 9

Aan de buiten Gouda woonachtige leden van de commissie wordt voor het bijwonen van de vergaderingen een reiskostenvergoeding toegekend overeenkomstig het bepaalde ten aanzien van dienstreizen voor medewerkers van het Streekarchief.


Hoofdstuk VI. VERGADERINGEN

Artikel 10.

1. De commissie vergadert tenminste tweemaal per jaar en verder zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee van de overige leden dit nodig oordelen. De leden doen het verzoek hiertoe schriftelijk en met redenen omkleed aan de voorzitter. De vergadering wordt alsdan zo spoedig mogelijk na het verzoek, doch uiterlijk binnen twee weken belegd.
2. De leden van het algemeen bestuur hebben als waarnemer te allen tijde toegang tot de vergaderingen van de commissie.
3. De voorzitter bepaalt dag, plaats en uur van de vergadering. Hij kan omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd voorlopige geheimhouding opleggen.
4. Indien het algemeen bestuur stukken onder geheimhouding aan de commissie overlegt, kan deze geheimhouding alleen door het algemeen bestuur worden opgeheven.
5. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar.
6. Wanneer de voorzitter het nodig acht of tenminste een vijfde deel van de aanwezige leden dit vraagt, vergadert de commissie met gesloten deuren. Voor het einde van een besloten vergadering beslist de commissie in hoeverre omtrent het in de vergadering behandelde en omtrent de inhoud van stukken welke aan de leden zijn overgelegd, geheimhouding aan de leden zal worden opgelegd.
7. Geheimhouding kan alleen in een vergadering met gesloten deuren worden opgeheven. De verplichting tot geheimhouding geldt, behalve voor de leden van de commissie, ook voor hen
8. die bij de behandeling tegenwoordig waren of die op andere wijze van het behandelde of van de stukken kennis namen.
9. Van de opgelegde geheimhouding en van de opheffing daarvan maakt de secretaris op de stukken melding.

Artikel 11.

1. De leden van de commissie ontvangen tenminste een week voor elke vergadering een agenda met de op de desbetreffende vergadering te behandelen onderwerpen, alsmede het verslag van de vorige vergadering.
2. De agenda voor de vergadering van de adviescommissie wordt tenminste een week voor de vergaderdatum bekend gemaakt door ter inzage legging in de studiezaal en via de website.
3. Bezoekers van de studiezaal of de website kunnen hun op- en of aanmerkingen naar aanleiding van de agenda sturen aan de secretaris of voorzitter van de commissie.
4. Tijdens de vergadering kan alvorens een agendapunt door de commissie besproken wordt, aan gebruikers van het streekarchief die geen lid zijn van de commissie, het woord verleend worden, mits zij zich daarvoor voor aanvang van de vergadering hebben aangemeld.
5. De notulen van de laatste vergadering liggen ter inzage in de studiezaal van het streekarchief en staan op de website. Eerdere notulen zijn opvraagbaar.
6. De adviezen van de adviescommissie en de daaraan door het streekarchief gegeven gevolgen zullen worden meegedeeld aan de gebruikers van het streekarchief via de Archief- en librijenieuwsbrief en de website.


Hoofstuk VII. VERANTWOORDING

Artikel 12

De commissie verstrekt aan het algemeen bestuur alle gewenste inlichtingen over haar werkzaamheden. De commissie brengt verslag uit van haar werkzaamheden in het jaarverslag van de streekarchiefdienst.


Hoofdstuk VIII. OPHEFFING VAN DE COMMISSIE

Artikel 13

Opheffing van de commissie kan slechts geschieden bij besluit van het algemeen bestuur, gehoord de commissie.


Hoofdstuk IX. WIJZIGING VAN DE VERORDENING

Artikel 14

Het algemeen bestuur kan, de commissie gehoord, deze verordening wijzigen.


Hoofdstuk X. OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 15

Deze (herziene)verordening treedt in werking bij de vaststelling door het Algemeen Bestuur. Zij kan worden aangehaald als verordening adviescommissie tevens klantenraad Streekarchief Midden-Holland.


Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 10 januari 2005


HET ALGEMEEN BESTUUR,

S. Keulen, voorzitter

S. Janzing, secretaris